Naujausi pakeitimai: kiek laiko reikia saugoti dokumentus – 2 ar 100 metų?

Prikrautos kabineto spintos dokumentų, pilna kompiuterio atmintis, kurioje saugojamos sutartys, susirašinėjimo medžiaga, finansiniai ar personalo dokumentai. Ir jų nemažėja, o tik daugėja! Kiek laiko reikia saugoti įvairius dokumentus su asmens duomenimis: metus, du ar visą šimtą?

Advokatė Akvilė Grikienytė-Murašova sako, kad ne ilgiau nei tai būtina. Tačiau neretai praktikoje vis dar kyla klausimų, susijusių ne tik su asmens duomenų, bet ir asmens duomenų apsaugos dokumentacijos saugojimu laikotarpiu.

Spalio 1 dieną įsigaliojo Lietuvos vyriausiojo archyvaro „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ pakeitimai, kurie taip pat aktualūs valstybinėms ir savivaldybių įstaigoms, privačioms organizacijoms bei juridiniams asmenims.

Todėl atkreipkite dėmesį į šiuos pagrindinius minimalius saugojimo laikotarpius, kurie susiję su asmens duomenų apsaugos dokumentacija:

• sutikimų dėl asmens duomenų tvarkymo – 2 m. (pasibaigus asmens duomenų, dėl kurių tvarkymo buvo duotas sutikimas, saugojimo laikotarpiui);
• poveikio duomenų apsaugai vertinimo dokumentų – 2 m. (nuo naujai atlikto vertinimo);
• teisėto intereso vertinimo testų – 2 m. (nuo naujai atlikto vertinimo);
• duomenų tvarkymo veiklos įrašų – 2 m. (nuo paskutinio duomenų tvarkymo veiklos įrašo atnaujinimo);
• asmens duomenų saugumo pažeidimų žurnalo – 2 metai;
• informacinių sistemų saugos ir rizikos vertinimo dokumentų – 3 m. (nuo paskutinio vertinimo).

Vis dėlto, minimalus saugojimo terminas gali būti pratęstas, atsižvelgiant į savo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus. Pasibaigus saugojimo terminui rekomenduojame peržiūrėti, ar atitinkami dokumentai tikrai nebeaktualūs ir tik tuomet juos naikinti.

#ADER #Law #BDAR